Wasted Time and Money in Meetings

Shanock, L. R., Rogelberg, S.G., & Scott, C. W. (2012). Wasted Time and Money in Meetings: Increasing Return on Investment. Small Group Research. 43, 2, 236-245.

Verslaggever Willem de Haas

Een artikel over kosten en baten van vergaderingen en praktische tips uit de praktijk van het Amerikaanse bedrijfs-leven. De auteurs beschrijven eerst een aantal conclusies uit eerdere literatuur over vergaderen:

• De algemene attitude naar vergaderingen is negatief: veel werknemers ervaren vergaderingen als nutteloos en ineffectief.  Slechte vergaderingen zijn de norm.
• Doyle en Strauss (1982) zien een apart soort schade als gevolg van slechte vergaderingen: het team recovery syndrome, de cooling-down tijd die werknemers nemen om de frustratie kwijt te raken.
• Wetenschappelijke evidentie over hoeveel vergaderingen er in een bepaalde organisatie nodig zijn is er niet

Er wordt een drie stappen plan beschreven om verspilde vergadertijd in kaart te brengen en te reduceren:

• Bereken de kosten van de vergadertijd in een organisatie, met de salariskosten van medewerkers als uitgangspunt.
• Onderzoek de effectiviteit en het nut van vergaderen zoals beleefd door mede-werkers.
• Maak een concreet plan van aanpak om de vergadertijd beter te benutten.

De auteurs doen veel verschillende aanbevelingen voor een zo’n plan van aanpak, waarvan ik er enkele uitlicht:

• Hoe beter een vergadering is voorbereid door alle deelnemers hoe nuttiger die verloopt.
• Optimale informatie vooraf.
• Voorzitters hebben veel baat bij trainingen in besluitvorming en leiderschap.
• In sommige bedrijven worden niet alleen de managers getraind in goed vergaderen, maar volgt elke nieuwe werknemer een cursus ‘vergaderen in dit bedrijf’.
• De teamgrootte wordt in sommige bedrijven gelimiteerd om de participatie vast te houden.
• Regelmatige evaluatie en terugkoppeling van tevredenheid van de deelnemers

Wat betekent dit voor de nvgp?

Een nuttig en goed leesbaar stuk. Geen superwetenschappelijk artikel, maar omdat er zo weinig over vergaderingen wordt gepubliceerd de moeite waard voor deze rubriek.